Con l’introduzione dell’obbligo di emettere a partire dal 01/01/2019 le fatture in formato elettronico è sorto anche il problema della conservazione sostitutiva delle stesse. Su questo aspetto l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente rispetto al quale è importante sottolineare alcuni aspetti:
- l’affidamento all’Agenzia del servizio di conservazione delle fatture elettroniche non esonera il Contribuente dal rispetto delle norme civilistiche e fiscali vigenti in materia. L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del Contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del Servizio di conservazione ove connessi o derivanti da: a) fatture elettroniche inviate volontariamente dal Contribuente per la conservazione o trasmesse e ricevute dallo stesso tramite il Sistema di Interscambio, contenenti dati non accurati, o non corretti, o in un formato diverso da quello previsto, o non completi o di scarsa qualità; b) forza maggiore, caso fortuito o fatto di terzo; c) situazioni oggettivamente al di fuori del controllo e delle possibilità di intervento dell’Agenzia.
- L’eventuale richiesta di esibizione delle fatture elettroniche conservate dall’Agenzia potrà essere effettuata esclusivamente a seguito di: a) accertamento da autorità preposte (GDF, Agenzia delle Entrate, INPS), b) accertamenti degli organi di controllo contabile, c) richieste per documentazione nell’ambito di procedimenti giudiziari.
Alla luce di quanto sopra potrebbe essere opportuno valutare di affiancare al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate un ulteriore servizio di conservazione sostitutiva delle stesse fatture che consenta, a fronte di un onere economico, di superare le problematiche evidenziate.
Al momento la questione riguarda le fatture emesse nell’anno 2019 che dovranno essere portate in conservazione sostitutiva entro il 10/03/2021. Lo Studio invierà a breve una mail per acquisire la volontà o meno dei singoli clienti ad aderire al servizio di conservazione “aggiuntiva”.